Een groothandel draait op efficiëntie. Met duizenden SKU’s, tientallen leveranciers en een vaak breed B2B-klantenbestand is overzicht cruciaal. Toch blijven veel beslissingen gebaseerd op buikgevoel of statische Excelrapporten. De juiste KPI’s maken het verschil: ze helpen je stockrisico’s beheersen, marges bewaken en klantenrelaties verdiepen. In dit artikel overlopen we de belangrijkste KPI’s per domein, mét tips voor visualisatie en integratie in dashboards.
KPI’s voor voorraadrotatie en beschikbaarheid
Voorraad is een van de grootste investeringen voor een groothandel. Te veel stock betekent kapitaalkost, te weinig stock betekent misgelopen omzet. De juiste KPI’s brengen evenwicht.
1. Voorraadrotatie
Wat? Aantal keer dat de volledige voorraad verkocht wordt in een bepaalde periode
Formule: Verkoopwaarde ÷ Gemiddelde voorraadwaarde
Gebruik:
- Per artikelgroep of leverancier
- Vergelijk rotatie met brutomarge: lage rotatie + lage marge = schrappen?
- Benchmark: hoger = efficiënter (maar te hoog kan stock-outs veroorzaken)
Visualisatie:
- Lijn- of staafdiagram per categorie
- Heatmap met kleurcode (rood = trage draaiers)
2. Out-of-stock ratio
Wat? % van de tijd dat een artikel niet beschikbaar was
Gebruik:
- Per artikel, klantsegment of seizoen
- Signaleert stockproblemen en klantontevredenheid
Actie:
- Analyseer stock-outs met vraagvoorspelling of seizoenstrend
- Combineer met lost sales indicator
3. Servicegraad
Wat? % bestellingen dat volledig en op tijd geleverd werd
Gebruik:
- Meet leverperformance aan klanten
- Hoge servicegraad = concurrentieel voordeel in B2B
Visualisatie:
- KPI-kaart met drempelkleuren (vb. >95% groen)
- Tabel met uitzonderingen (klanten met lage score)
4. ABC-analyse
Wat? Verdeling van producten op basis van omzet of marge
Gebruik:
- A = 20% van de producten met 80% van de omzet
- B = 15% van de omzet
- C = traag draaiende artikelen
Actie:
- Focus voorraadbeheer en forecasting op A/B
- Overweeg rationalisatie van C-artikelen
5. Safety stock coverage
Wat? Dekking van veiligheidsvoorraad in dagen of weken
Gebruik:
- Per artikel of leverancier
- Waarschuw bij ondergrens (vb. <5 dagen dekking)
KPI’s rond aankoop en leveranciersbetrouwbaarheid
Een B2B groothandel is maar zo sterk als zijn leveranciers. Aankoop-KPI’s zorgen voor transparantie en margecontrole.
6. Leverbetrouwbaarheid (OTIF)
Wat? On-time in-full leveringen door leveranciers
Gebruik:
- % van orders volledig en op tijd geleverd
- Belangrijk voor klantservice en stockplanning
Actie: Identificeer zwakke leveranciers
Gebruik KPI’s in contractonderhandelingen
7. Inkoopkortingen en bonusstructuren
Wat? Opvolging van overeengekomen kortingen en volumebonussen
Gebruik:
- Per leverancier of artikelgroep
- Reële vs. theoretische marge
Visualisatie:
- KPI: gerealiseerd t.o.v. potentieel
- Alert bij onderbenutting bonusdrempels
8. Prijsfluctuaties
Wat? Evolutie van aankoopprijzen over tijd
Gebruik:
- Trendanalyse per artikel: kosten index
- Belangrijk bij prijsherzieningen aan klanten
Actie:
- Leg automatische marge-alerts in bij stijgende kost
- Link aan verkoopprijsstrategie
9.Lead time leveranciers
Wat? Gemiddelde levertijd per leverancier
Gebruik:
- In dagen of weken
- Impact op safety stock en voorraaddekking
Dashboarding:
- Tabel per leverancier met trendpijl
- Waarschuwing bij sterke afwijking
KPI’s voor marge en winstbijdrage per artikel
Omzet zegt niets zonder marge. Deze KPI’s helpen je focussen op winst in plaats van volume.
10. Brutomarge per artikel, klant of order
Wat? Verkoopprijs – aankoopprijs (excl. btw)
Gebruik:
- Analyseer per klantsegment of verkoper
- Koppel aan retouren en promoties
Visualisatie:
- Bubble chart of scatter plot marge vs. volume vs. rotatie
- Margekaart per artikelgroep
11. Net Contribution Margin
Wat? Brutomarge – logistieke kosten – promotiekost
Gebruik:
- Echte winstbijdrage per SKU of klant
- Vaak vergeten maar cruciaal
Actie:
- Identificeer producten met negatieve bijdrage via bv. omzetmix per margeklasse
- Optimaliseer pickkosten (vb. per artikel of bundel)
12. Volume-mix analyse
Wat? Invloed van verkochte volumes op gemiddelde marge
Gebruik:
- Mixverschuiving = oorzaak van margedaling
- Combineer met promo-analyse
13. Kortingen en prijselasticiteit
Wat? Impact van korting op marge
Gebruik:
- Visualiseer % korting vs. winst
- Denk aan minimumprijsstrategie
Actie:
- Vergelijk sales t.o.v. marge per verkoper
- Stel limieten of alert bij margeverlies
KPI’s rond klantgedrag en bestelfrequentie
Een B2B-klant is waardevol door herhaalaankopen, consistentie en marge. Deze KPI’s geven inzichten die verder gaan dan omzet.
14. Orderfrequentie
Wat? Aantal orders per klant in een periode
Gebruik:
- Maandelijks patroon of trend
- Waarschuw bij inactiviteit of dip
Actie:
- Trigger marketing of sales outreach bij afname
- Segmenteer op basis van gedrag
15. Gemiddelde orderwaarde (AOV)
Wat? Gemiddelde waarde per bestelling
Gebruik:
- Per klantsegment of verkoper
- Belangrijk voor transportefficiëntie en marge
16. Klantretentie en churn
Wat? % klanten dat actief blijft
Gebruik:
- Klanten zonder bestelling in X maanden
- B2B-retentie >90% is normaal
Visualisatie:
- Cohortanalyse
- Tabel met inactieve klanten
- RFM analyse
17. Seizoenspatronen of afwijkingen
Wat? Herkenbare pieken of dalen per klant of sector
Gebruik:
- Verfijn forecast en voorraadbeheer
- Combineer met externe data (weer, sectoractiviteit)
Actie:
- Personaliseer aanbod of communicatie
- Optimaliseer stock op basis van historie
Dashboards voor commerciële en operationele sturing
Cijfers zijn pas krachtig als ze visueel en actiegericht gepresenteerd worden. B2B groothandels werken best met dashboards per rol (aankoop, sales, logistiek, directie).
Visualisatie van margedrijvers en voorraadrisico’s
Combinatie-dashboard:
- KPI’s over omzet, marge, voorraadrotatie
- Alertblokken: out-of-stock, negatieve marge, voorraad >180 dagen
- Segmentgrafieken: A/B/C voorraad per margeklasse
KPI-dashboard voor sales
- Verkoop per klantgroep, marge per order
- Aantal actieve klanten per regio
- Ordergrootte en cross-sell ratio
KPI-dashboard voor aankoop
- Leverbetrouwbaarheid, bonusrealisatie, lead times
- Aankoopwaarde per leverancier
- Prijsstijgingen per artikelgroep
Realtime koppeling met ERP of WMS
- Automatische refresh van cijfers
- Drill-downs tot order- of artikelniveau
- Koppeling met alerts of workflow (vb. PO goedkeuring)
Samenvatting: welke KPI’s maken écht het verschil?
Een groothandel werkt slimmer met deze KPI’s:
- Voorraad: rotatie, out-of-stock, servicegraad
- Aankoop: leverbetrouwbaarheid, kortingen, lead time
- Marge: brutomarge per order, net contribution, mixanalyse
- Klant: frequentie, retentie, orderwaard
- Dashboarding: segmentatie, kleurgebruik, ERP-koppeling
Klaar om van rapportering naar actie te gaan?
Lees hier nog meer over andere KPI voorbeelden