Dienstverlenende bedrijven lijken vaak gezond. Omzet groeit, teams zitten vol en de agenda’s lopen over. Toch merken veel ondernemers dat hun winst achterblijft. Dat is geen toeval. Het is een structureel probleem bij organisaties waar mensen de output bepalen, zoals marketingbureaus, advocatenkantoren, accountants, consultants, IT-bureaus en ingenieursbureaus.
Ze sturen bijna allemaal op omzet en factureerbare uren. Maar ze missen zicht op rendabiliteit per project, per klant en zelfs per medewerker. Daardoor kan een “druk” jaar eindigen met een teleurstellende winst.
Dit artikel gaat over hoe dat komt. En vooral. Hoe het beter kan.
1. De valkuil van omzetsturing
Veel bedrijven vieren zodra de omzet stijgt. Alleen zegt omzet weinig over winst. Een bureau kan 20 procent meer verkopen dan vorig jaar. Toch kan het eindigen met minder winst omdat projecten meer uren opslorpen dan ooit voorzien.
Dienstbedrijven vallen daardoor snel in de reflex: “we moeten meer factureerbare uren schrijven.” Dat leidt tot drukte, niet noodzakelijk tot hogere marges.
2. Wat een uur écht kost
Veel ondernemers gaan uit van het brutoloon als referentie voor kostprijs. Dat klopt zelden. Onderzoek naar cost-accounting toont dat de totale kost van een uur vaak 1.7 tot 2.5 keer hoger ligt dan het brutoloon.[1]
Niet elk uur is factureerbaar. Interne meetings, briefings, onboarding, opleidingen, salesgesprekken, correctierondes en herwerk vreten tijd op. Benchmarkrapporten tonen dat dienstverlenende bedrijven gemiddeld slechts 70 tot 75 procent van hun tijd factureerbaar krijgen.[2]
Iemand die 65 procent factureerbaar is. moet met die 65 procent voldoende marge genereren om 100 procent van de kost te dragen. Zonder inzicht blijft dat gokken.
3. Projectrendabiliteit, de grootste blinde vlek
Veel bureaus hebben geen helder zicht op de rendabiliteit per project. Projecten worden verkocht tegen vaste prijzen, maar achteraf blijkt dat er dubbel zoveel werk in zit. De klant vraagt extra’s. Deadlines lopen uit. En niemand ziet tijdig hoe zwaar de marge onder druk staat.
Scope creep is een gekend rendabiliteitsrisico. Naar schatting 67 tot 80% van agencies en projectgedreven bedrijven meldt structurele marge-erosie door scope creep.[3][4]
Bovendien is de verdeling van winst vaak scheef: een kleine groep klanten levert het gros van de winst. Onderzoek toont dat 20 procent van de klanten tot 80 procent of meer van de totale winst kan genereren, omdat andere klanten break-even of verlieslatend zijn.[5][6]
4. Niet elke klant is winstgevend
Veel dienstverleners behandelen alle klanten even belangrijk. maar zakelijk gezien is dat niet logisch.
Gestructureerde klanten met heldere verwachtingen en correcte budgetten zijn meestal winstgevend. Klanten met onduidelijke verwachtingen, veel revisierondes en lage budgetten zijn dat vaak niet.
Studies rond customer profitability tonen hetzelfde beeld: een kleine groep topklanten vertegenwoordigt disproportioneel veel waarde, terwijl verlieslatende klanten marges uithollen.[7]
5. Timesheets: veel meten, weinig weten
Timesheets bestaan bijna overal. Alleen worden ze zelden correct of volledig gebruikt.
Onderzoek toont dat timesheets gemiddeld 10 tot 15 procent onnauwkeurigheid bevatten en vaak achteraf ingevuld worden.[8] De grootste fout is echter niet het invullen, maar het ontbreken van analyse. In veel bedrijven belanden uren in Excel. maar worden ze nooit gekoppeld aan kosten, tarieven of marges.
Het gevolg is een overvloed aan data zonder inzicht.
6. KPI’s die wél iets zeggen
Internationale benchmarks binnen professionele dienstverlening bevestigen dat winstgevende bedrijven sturen op een beperkt aantal scherpe KPI’s:[2][9]
- Marge per project
- Marge per klant
- Marge per medewerker
- Benuttingsgraad
- Factureringsgraad
- Realisatiegraad
- Herwerkpercentage
- Werk in uitvoering (WIP) en cashflow
- Deviaties tussen geplande en effectieve uren
Deze KPI’s tonen waar de marge lekt, niet enkel hoeveel uren er gewerkt zijn.
7. Hoe overstappen van omzetdenken naar margedenken
De omslag vraagt discipline, geen complexe theorie.
Concreet:
- Bereken je echte uurkost (gebaseerd op time-driven costing).
- Koppel facturatie en timesheets zodat realisatiegraad zichtbaar wordt.
- Voer nacalculatie strikt door op elk project en liefst reeds tijdens de uitvoering.
- Classificeer klanten op marge, niet op sympathie of omzet.
- Bewaak de scope via duidelijke afspraken en vaste rapportering.
- Rapporteer dagelijks of wekelijks, niet maandelijks.
Dit verschuift de aandacht van “we zijn bezig” naar “we verdienen geld”.
8. Waarom Excel niet meer volstaat
Excel werkt in het begin, maar faalt zodra er meerdere projecten, medewerkers of klanten tegelijk lopen.
Onderzoek naar digitalisering toont dat bedrijven die real-time inzicht gebruiken:[10][11]
- 20 tot 30% hogere projectmarges behalen
- 15 tot 25% sneller ingrijpen bij budgetafwijkingen
- efficiënter plannen
- sneller afwijkingen detecteren
Dienstverlenende bedrijven hebben nood aan real-time interactieve dashboards die tonen:
- welke projecten verlieslatend worden
- welke klanten structureel onder de marge zitten
- welke medewerkers te veel interne tijd hebben
- welke uren niet factureerbaar zijn
- hoe workload, WIP en marge evolueren
Dat geeft leidinggevenden eindelijk grip op wat er écht gebeurt.
9. Conclusie
Dienstbedrijven draaien pas echt gezond wanneer ze niet langer sturen op omzet, maar op rendabiliteit. Dat vraagt inzicht in de kost van tijd, discipline rond timesheets, zicht op projectmarges en een eerlijke beoordeling van klanten.
Wie dat doet, haalt meer uit dezelfde mensen, dezelfde omzet en dezelfde projecten.
Wie dat niet doet, blijft druk bezig zonder vooruitgang.
Contacteer ons als je wil leren hoe we eenvoudig kunnen helpen met het inzichtelijk maken van de rendabiliteit in jouw dienstbedrijf.
We koppelen met je bestaande systemen (zoals Teamleader en andere) om de reeds aanwezige data inzichtelijk te maken.
Bronverwijzingen
[1] Kaplan, R. & Anderson, S. (Harvard Business School). Time-Driven Activity-Based Costing.
[2] SPI Research. Professional Services Benchmark Report.
[3] Teamwork Agency Survey (2023).
[4] Wellingtone. State of Project Management Report.
[5] Bain & Company. Customer Profitability Analysis.
[6] Richard Koch. The 80/20 Principle.
[7] HBR – Gupta & Lehmann. The High Cost of Lost Customers.
[8] HBR – The Trouble with Time Sheets (2018).
[9] McKinsey – Performance Management in Professional Services.
[10] BCG – Digital Transformation in Professional Services.
[11] Gartner – BI & Analytics Adoption Report.
