Introductie: Waarom SMART KPI’s het verschil maken
Sterke KPI’s starten bij de juiste formulering. Door de SMART-methode te gebruiken, verhoog je de kans dat je KPI’s realistisch, concreet en bruikbaar zijn in de praktijk. De SMART-methode staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. In dit artikel duiken we dieper in elk onderdeel en tonen we hoe je deze methode toepast op je eigen KPI-ontwikkeling.
Specifiek: vermijd vage doelstellingen
Een goede KPI is Specifiek. Vermijd omschrijvingen als "de klanttevredenheid verhogen". Beter is: "klanttevredenheidsscore verhogen van 78 naar 85 tegen Q4 2025". Zo weet elke betrokkene exact waar men naartoe werkt.
Meetbaar: maak prestaties controleerbaar
Meetbaarheid is essentieel om vooruitgang op te volgen. Denk aan: "gemiddelde levertijd = som van levertijden / aantal leveringen". Zonder duidelijke formule en databron is de KPI waardeloos.
Acceptabel: draagvlak creëren bij het team
Betrek teams bij de opstelling van KPI’s. Door samen doelen te definiëren, verhoog je het eigenaarschap en de motivatie om ze ook effectief te realiseren. Een KPI die opgelegd wordt zonder context, wordt zelden goed opgevolgd.
Realistisch: daag uit zonder te overvragen
Een KPI moet ambitieus zijn, maar niet onhaalbaar. Gebruik historische data als referentie om nieuwe doelen te formuleren. Te hoog mikken zorgt voor frustratie, te laag voor inertie.
Tijdsgebonden: geef elke KPI een deadline
Maak doelstellingen tijdsgebonden. Niet "in de toekomst verbeteren", maar "binnen zes maanden", "tegen eind Q2" of "maandelijks opvolgen". Zo wordt de KPI deel van de dagelijkse werking en planningscyclus.
Werk met een SMART-template voor consistentie
Gebruik een invultemplate waarin je per KPI de SMART-componenten benoemt. Neem op: de exacte formulering, de databron, de meeteenheid, de verantwoordelijke en de evaluatiefrequentie. Dit maakt opvolging transparant.
Voorbeeld: verkoop KPI voor een KMO
Een SMART KPI kan er zo uitzien: "Aantal afgesloten B2B-deals verhogen van 12 naar 20 per maand tegen december 2025, gemeten op basis van CRM-rapporten, met de salesmanager als verantwoordelijke". Deze KPI is concreet, ambitieus maar haalbaar, en goed controleerbaar.
Samen KPI’s opstellen: methodes en tools
Formuleer KPI’s best in workshops. Gebruik brown-paper sessies, sticky notes of tools zoals Miro of MURAL om in groep doelstellingen op te bouwen. Gebruik de vraag "is dit écht SMART?" als toetsingskader voor elke voorgestelde KPI.
Veelgemaakte fouten bij SMART KPI’s
• KPI’s zonder duidelijke datadefinitie
• Geen tijdslimiet of verantwoording
• KPI’s die te complex of technisch zijn
• KPI’s die niet gekoppeld zijn aan een businessdoel
Van SMART KPI naar dashboard
Heb je een lijst met SMART KPI’s geformuleerd? Dan is de volgende stap ze visualiseren in een dashboard. Lees daarvoor het artikel KPI Dashboard: de complete gids
Wil je weten hoe je je KPI’s ook efficiënt kan rapporteren in Excel?
Voor KPI’s in een financiële context.
Voor KPI's toegepast in dashboards templates, ontdek de InsightData apps.