KPI rapportage in Excel: praktische sjablonen en automatiseringstips voor KMO’s

Maak efficiënte KPI-rapporten in Excel met kant-en-klare sjablonen, Power Query automatisatie en duidelijke dashboards. Ideaal voor kleine en middelgrote bedrijven.

Waarom Excel nog steeds een krachtige KPI-tool is

Hoewel veel organisaties vandaag investeren in geavanceerde BI-tools zoals Power BI of Tableau, blijft Excel een bijzonder krachtige en toegankelijke oplossing voor KPI-rapportage. Zeker voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) biedt Excel een mix van gebruiksgemak, flexibiliteit en lage kosten. Het vereist geen IT-afdeling, is breed bekend bij medewerkers, en laat toe om snel inzicht te krijgen in prestaties, zolang je het goed structureert.

Hoe ziet een goed KPI-sjabloon eruit?

Een sterk KPI-sjabloon legt de basis voor duidelijkheid, consistentie en samenwerking. Enkele essentiële kolommen:

  • KPI-naam
  • Beschrijving
  • Meetwaarde (eenheid: %, aantal, €)
  • Doelwaarde (target)
  • Realisatie
  • Variatie (in % of absolute waarde)
  • Trend (visueel: via sparklines of pictogrammen)

Gebruik kleurcodering (bv. groen, oranje, rood) om prestaties snel te duiden. Voorzie ook een veld voor opmerkingen of toelichting, zodat afwijkingen verklaard kunnen worden. Bovenaan je sheet voeg je filters toe zodat gebruikers snel kunnen sorteren op team, regio, periode of status.

Automatiseer gegevens met Power Query

Handmatig kopiëren en plakken uit andere Excel-bestanden, CSV’s of tools leidt onvermijdelijk tot fouten. Met Power Query, standaard beschikbaar in Excel, automatiseer je de datavoorziening. Je kan gegevens ophalen uit SharePoint, mappen, websites, databases of cloudapplicaties.

Belangrijke voordelen:

  • Je vermijdt manuele tussenstappen
  • De data wordt met één klik vernieuwd
  • Je werkt met gestructureerde transformaties (filteren, pivoteren, samenvoegen)
  • Je kan parameters toevoegen voor flexibele filtering (bv. enkel kwartaal 2, of team West)

Maak het jezelf gemakkelijk door herbruikbare query’s op te slaan en te benoemen. Documenteer eventueel in een tabblad hoe de query’s zijn opgebouwd.

KPI’s analyseren met draaitabellen en slicers

Draaitabellen zijn ideaal om KPI’s te groeperen per afdeling, klanttype of productgroep. Je selecteert je brondata, maakt een draaitabel en kiest relevante kolommen. Denk bijvoorbeeld aan omzet per team t.o.v. doelwaarde of het gemiddelde aantal fouten per magazijn.

Met slicers maak je je dashboard interactief. Gebruikers kunnen met één klik filteren op regio, productlijn of periode. Combineer slicers met tijdlijnen voor maand- of kwartaalselectie. Draaitabellen in combinatie met slicers verhogen de bruikbaarheid enorm en zijn perfect voor rapportering aan verschillende stakeholders.

Visualiseren: eenvoudig maar doeltreffend

Excel biedt voldoende visuele opties voor basisdashboards. Gebruik kolom- of lijngrafieken voor evoluties in de tijd. Voor verdelingen of budgetten zijn cirkeldiagrammen handig. Vermijd echter overdaad: te veel visuals zorgen voor verwarring.

Richtlijnen:

  • Beperk je tot 1 KPI-dashboard per tabblad
  • Maximaal 8 à 10 KPI’s per rapportpagina
  • Werk met visuele hiërarchie (belangrijkste KPI bovenaan)
  • Gebruik kleuren consequent

Voeg eventueel kleine pictogrammen toe (zoals groene pijl omhoog of rode pijl omlaag) om trends visueel kracht bij te zetten.

Samenwerking en versiebeheer in Excel

Gebruik cloudopslag via OneDrive of SharePoint om te voorkomen dat meerdere versies circuleren. Werk met vaste naamconventies zoals KPI_Rapport_Sales_2024Q1.xlsx en vermijd ‘KPI_Nieuw_definitief_v3_echt_definitief.xlsx’.

Voeg een changelog-tabblad toe waarin je per wijziging noteert:

  • Wat is aangepast?
  • Door wie?
  • Wanneer?
  • Waarom?

Maak afspraken over bewerkingsrechten: wie mag aanpassen, wie mag valideren, wie mag goedkeuren?

Veelgemaakte fouten bij KPI-rapportage in Excel

  1. Geen datavalidatie: Users typen vrij in, wat leidt tot inconsistenties. Gebruik validatielijsten.
  2. Te complexe formules zonder uitleg: Vermijd nested IF()-formules van vijf niveaus zonder documentatie.
  3. Rommelige structuur: KPI’s verspreid over verschillende tabs, zonder overzicht. Werk met een dashboardoverzicht.
  4. KPI’s zonder eigenaar: Niemand weet wie verantwoordelijk is bij afwijkingen of foutieve data.
  5. Geen automatische update: Data is verouderd bij het openen van het rapport. Automatiseer met Power Query.

Wanneer overstappen naar Power BI of Qlik Sense?

Excel werkt prima voor statische rapporten en beperkte datasets. Maar zodra je:

  • met meerdere databronnen werkt,
  • real-time data nodig hebt,
  • wil filteren per gebruiker,
  • rapporten wil publiceren of automatiseren,… is Qlik Sense of Power BI de logische volgende stap.

Qlik Sense en Power BI bieden:

  • automatische refreshes
  • beveiliging per gebruiker (RLS)
  • betere visualisaties
  • interactieve dashboards

Verder verdiepen?

Besluit

Excel blijft een uitstekende keuze voor wie snel en laagdrempelig aan de slag wil met KPI’s. Met sjablonen, Power Query en eenvoudige visualisaties kan je al heel wat bereiken. Wie op regelmatige basis rapporteert of inzichten moet delen met anderen, doet er goed aan enkele best practices te volgen. En wie klaar is voor de volgende stap, vindt in Qlik Sense, Power BI of de InsightData Apps een natuurlijke opvolger.

Boek een
gratis demo.

Boek een demo en gesprek met een Business Intelligence expert.
Contacteer ons